العمل الزائد: كيف تتفاعل

أدريان شينارد: عبء العمل هو عامل النهر. سيعتمد تدفقها على مجموع روافده. من الضروري الذهاب إلى مصدرها من خلال فهم العوامل التي ستكثفها. إذا ذهبنا إلى المطار وقيل لنا إن حقيبتنا ثقيلة جدًا ، فلن نرميها بعيدًا ، وسنفتحها ونزيل أثقل المكونات. بالنسبة لعبء العمل ، إنه نفس الشيء. في مواجهة مشاكل الحمل الزائد ، من المهم فهم العوامل المتعلقة بظروف العمل والمخاطر النفسية والاجتماعية والإجهاد ، والتي تساهم في زيادة هذا العبء. على سبيل المثال ، دوري مبهم ، لا أعرف ما هو متوقع مني ، أشعر بالضغط الزائد. مديري يدعمني قليلاً ، والشعور بالحمل الزائد. لم يتم التعرف علي بشكل كافٍ ، وأشعر بالحمل الزائد. التغيير غير مصحوب بالشعور بالحمل الزائد. هناك مجموعة متنوعة من المصادر المحتملة ومعالجة الحمل أماميًا وكميًا أمر مستحيل. هذا هو السبب في أننا يجب أن نفهم المحددات التي تعجلها. وفهم ما هي الروافد لتقليل تدفق النهر.

أدريان شينارد: لا يمكن للمرء أن يرغب في العمل على عبء العمل الزائد من خلال طرح المحرمات من الموارد. إنه مثل قول “أريد أن أفقد الوزن دون مراجعة نظامي الغذائي” ، إنه تفكير سحري. الموارد ليست بشرية فقط. إذا أخذنا 40 سباكًا لعمل المعجنات ، فسوف ندرك أنه ليس عدد السباكين هو الذي سيغير الأشياء ولكن المهارات اللازمة لممارسة المهنة. هناك مسألة الموارد البشرية ، من حيث كفاءتها ، ولكن أيضًا الموارد التقنية والبرمجيات والموارد المالية ، وغالبًا ما ننسى هذا ، الموارد التنظيمية على سبيل المثال ، تفويض السلطة. في بعض الشركات ، أخبرني الموظفون أنهم غارقون في العمل. إن السلطة مركزة للغاية في القمة لدرجة أن الرئيس يجب أن يوقع بارافير مع 400 طلب شراء ، بعضها يكلف 150 يورو. في حين أننا إذا منحنا الإذن للمستويات الأدنى للتوقيع عند 1000 يورو على سبيل المثال ، ميكانيكيًا ، فإن هذا سيعطي إمكانية التعامل مع قمع الحمل هذا الذي يشل المنظمة بأكملها من جانب المدير. تولد الممرات ، ومقابس اتخاذ القرار حمولة متتالية. لذا فإن التعامل مع قضية العبء يتطلب التشكيك في طريقة العمل الجماعي.

أدريان شينارد: ليس السؤال هو وصف الحمولة الزائدة بالمليمتر ، فمن يهتم ما إذا كان أحمر قرمزي ، أحمر عقيق ، أحمر كرزي ، إذا كان أحمر ، عليك أن تبحث عنه. كل الوقت الذي نضيعه في محاولة تحديد حجم الحمل الزائد الذي نختبره هو الوقت الذي يغذي فقط نقص الدعم التنظيمي لأنه أثناء قيامنا بذلك ، فإننا لا ندعم الفرق. مؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشر الأداء الرئيسي) وغيرها من المؤشرات للإرشاد فقط. تخيل طريقًا سريعًا به مؤشرات كل 10 أمتار ، سيكون مزعجًا للغاية. تضخم المؤشرات ينتهي به الأمر إلى إحداث اضطراب في عملية صنع القرار. إن الدماغ البشري غير قادر على أن يأخذ في الاعتبار عددًا كبيرًا من المعلمات. إنها مسألة التركيز على مؤشرات محدودة. على سبيل المثال ، عدد الوظائف الشاغرة لكل فريق ، هذا مثير جدًا للاهتمام. إذا كان في فريق مكون من 200 شخص ، هناك ثلاثون وظيفة شاغرة ، فهناك شيء يجب النظر إليه ، وهذا أمر مؤكد.

أدريان شينارد: في كثير من الأحيان ، عندما يكون هناك حمل زائد ، نطلب التقارير. نجيب مع أكثر. يقول المزيد والمزيد من الموظفين إنهم يقضون وقتًا أطول في تبرير ما يفعلونه أكثر مما يقضونه في الواقع. لدينا مشاكل الحمل الزائد في العديد من الأماكن ونستجيب لها بعبء إداري ورقابي إضافي مع التقليل من الوقت المطلوب لهذا الأخير. لم يستغرق الأمر 5 دقائق! فكرة أخرى شائعة للأسف: ساعة واحدة من العمل تساوي ساعة واحدة من العمل. لدينا انطباع بأنك تواجه العبء ، عليك أن تعمل أكثر وأكثر ، مع الأخذ في الاعتبار أنه إذا عمل الناس أكثر قليلاً ، فسيتم تقليل العبء قليلاً. ولكن بعد فترة ، تنخفض يقظتنا وتكون قدرتنا على تحمل الأحمال وامتصاصها محدودة. إنها مثل الإسفنج: بعد فترة ، لن تمتص الماء وسوف يفيض الماء من جميع الجوانب. نحن نهمل بُعد التعب الخاص بالفرد: فكلما زاد استجابتنا للحمل بعدد الساعات ، كلما غيرنا اليقظة ، وكلما ارتكبنا أخطاءً ، زاد حملنا لاستعادة الأخطاء المرتكبة.

أدريان شينارد: للموظفين ، الاضطرابات النفسية والاجتماعية. بالنسبة لصاحب العمل ، تدمير الأداء ، والصراعات الاجتماعية ، والتغيب عن العمل ، والدوران. لأن العبء الزائد من العمل الدائم هو سبب للإرهاق والضيق النفسي. ثم نواجه صورة شخص لا يتمكن من القيام بذلك ويكون في حالة فشل بشكل منتظم ، وينتهي هذا الأمر بتخفيض قيمة الذات ، وانخفاض في تقدير الذات ، وفي النهاية حالات اكتئاب. عدم النظر في الحمل الزائد الدائم هو خسارة للموظف ، مثل الشركة.

أدريان شينارد: إنها ليست مسألة القيام بالمزيد – أو أقل – ، ولكن القيام بعمل أفضل قليلاً والنظر في جميع المهام في الحياة اليومية للفرق التي ستؤدي إلى إرهاق. هذه هي الأنشطة التي يطلبها العمل أو النشاط والتي لا تخلق قيمة إضافية ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً. نتعامل أيضًا مع عبء العمل بأكبر قدر ممكن من النشاط الحقيقي. يتعلق الأمر بمقابلة الفرق في أقرب وقت ممكن مما يفعلونه حقًا: لا تختلف عوامل الحمل الزائد لفريق الصحفيين عن تلك الخاصة بفريق المبيعات والتسويق … الأمر يتعلق بفهم ما في النشاط المحدد لكل فريق ، سوف يسبب مشاكل. هذا هو السبب في أننا لا نتعامل مطلقًا مع العبء على مستوى العالم ، ولكن في مثل هذا الفريق من مثل هذه الشركة. نحن نعمل فقط على نفس وحدات العمل ، المجموعات التي تؤثر عليها نفس القيود المهنية. ولتحقيق ذلك ، عليك أيضًا الاستماع إلى قنوات التعليقات المختلفة: خدمة الصحة المهنية ، والهيئات الممثلة للموظفين (IRP) ، ووظيفة الموارد البشرية.

أدريان شينارد: إنه مثير للاهتمام لأن تصور الفائدة ليس بالضرورة هو نفسه اعتمادًا على المكان الذي تبحث فيه. قد تعتقد الإدارة أن بعض أنشطة الفريق ليست مثيرة للاهتمام ولكن إذا كانت تولد المتعة والرضا وبالتالي الدافع في المرة الثانية ، فمن الضروري أن تكون في منطق التنازلات المتبادلة. لم نجد أبدًا إجماعًا تامًا فيما يتعلق بمسائل الحمل الزائد ، لكن يمكننا على الأقل أن نجد شكلًا من أشكال الموافقة المتبادلة على ما يمكن أن يولد المتعة. من الصعب أن يطلب من فرقه تقديم تنازلات والمزيد من التنازلات إذا لم يفعل ذلك الرئيس أيضًا. هناك بالتأكيد أنشطة يجب قطعها ، لكن الأنشطة التي تعد مصدرًا للسعادة والرضا تدفع الفريق إلى الأداء. إذا قمنا بقطعهم معتبرين أنه ليس لديهم قيمة مضافة ، فإننا ندمر الدافع وإذا كان هناك شيء واحد نحتاجه للتعامل مع العبء ، فهو الدافع.

أدريان شينارد: كل شهر ، على المستوى الشخصي ، أقوم بإجراء تقييم مع كل عضو من أعضاء فريقي على حدة وأحد الأسئلة التي أطرحها عليهم هو: أين أنت المسؤول؟ هل هي قابلة للامتصاص؟ هل تحتاج مساعدة ؟ كيف ستبدو الأشهر القليلة القادمة؟ واعتمادًا على إجابة هذا السؤال الأخير ، هل تحتاج إلى المزيد من الموظفين؟ أقل ؟ مساعدة في المشاريع؟ هل تريد أكثر أم أقل؟ من الصعب الوصول كرجل إطفاء إلى موضوع التهمة. هذا هو السبب في أن سؤال بعضهم البعض عن مكانهم بشكل منتظم هو دعم بالفعل ، ويفيدهم ويسمح لهم برؤية كيف يفعلون. مشكلة الحمل هي أنه يضعنا في شكل من أشكال القلق الاستباقي: نقول لأنفسنا إذا حدثت أشياء أخرى ، كيف يمكننا إدخالها؟ ومن هنا تأتي أهمية المراقبة المنتظمة للموضوع.

أدريان شينارد: العبء ، بالطريقة التي يتم اختبارها به ، له وسيط: الشعور بالدعم من قبل المدير والمؤسسة. مع تساوي جميع الأشياء الأخرى ، مع هذا الدعم الإداري أو التنظيمي المتصور ، سنختبر العبء على أنه أقل كثافة. عندما تجد نفسك في حالة من العبء الزائد ، فإن أول ما عليك فعله هو تنشيط الدعم الإداري وطلب المساعدة. إذا رد مديره بنهاية الرفض أو قال “لا يجب أن يكون ذلك مناسبًا ، فأنت منظم بشكل سيئ” ، “علينا فقط ،” إنه خطأك ، افعل الأشياء بشكل مختلف “، أخبره أنك مهتم به رؤية كيف يمكن القيام بالأشياء بشكل مختلف. الفكرة هي مواجهته بمنطقه. إما أنها فكرة مبنية أو فكرة سحرية. إذا وجدت لك حلولًا ملموسة للتعامل مع مشكلة الشحن الخاصة بك ، فهذه أخبار جيدة: سوف تتعلم شيئًا ولن تكون مثقلًا بعد الآن. سيقوم مديرك بعمله في دعمك ومساعدتك ودعمك والسماح لك بمواجهة تقلبات الحياة اليومية. إما أنها فكرة سحرية ولن يكون قادرًا على ملاءمة النشاط في الصناديق وسيواجه هو نفسه بشكل تجريبي عدم القدرة على الاستجابة للطلب الذي يقدمه ، وبالتالي سيكون أكثر ميلًا لقبول القيام بالأشياء بشكل مختلف. نحن لا نتعامل أبدًا مع التهمة بالتفكير ، بل نتعامل معها فقط في الواقع.

أدريان شينارد: إذا كنت تعيش مع شخص ما وتقول لك زوجتك ، على سبيل المثال: “أعتقد أنك تعمل جيدًا في الوقت الحالي” وتسمع نفسك تجيب “لا يمكنك الفهم” ، فهذا يعني أنك في هذه العملية من أن تسكت نفسك في العزلة والعزلة التي تؤدي إلى المواقف الصعبة. عندما يكون لدينا انطباع بأننا وحدنا في القدرة على فهم ما يحدث ، فهذه علامة سيئة ويجب أن تجعلنا نميل. إشارة التحذير الأخرى هي عندما نشعر أن حياتنا الشخصية أصبحت متغير التكيف لنظام مختل. إذا كان عليك أن تقطع الزوايا بانتظام في حياتك الشخصية لتناسب الأشياء في جدولك الزمني ، فهذا يعني أنها مشكلة. لكي يكون للعمل في مكانه الصحيح ، لا يمكن أن يكون المكان المناسب هو كل مكان.